Suggested:
Có nên sử dụng nhiều hàm IF lồng vào nhau hay không? Chúng có cần thiết không? Có cách vận dụng hàm nào đơn giản hơn hay không? Ở bài viết chuyên sâu này, chúng ta sẽ cùng nhau đi khám phá các công thức IF lồng nhau một cách chi tiết với nhiều mẹo, kiến thức và những tùy biến thay thế cực thú vị.
Hàm IF là một trong những hàm được sử dụng nhiều nhất trong Excel. IF là một hàm đơn giản và được mọi người yêu thích sử dụng
Và còn rất nhiều vấn đề xoay quanh hàm IF mà chúng ta sẽ cùng nhau đi khám phá chi tiết ở bài viết này.
Chúng ta cùng đọc và tìm hiểu chi tiết nhé
Mục lục [Hiển thị]
Trước khi chúng ta đi tìm hiểu chuyên sâu về hàm IF lồng nhau, hãy nhanh chóng xem lại cấu trúc hàm IF cơ bản
💡 = IF (Biểu thức kiểm tra, [Giá trị trả về nếu biểu thức kiểm tra Đúng], [Giá trị trả về nếu Biểu thức kiểm tra Sai])
Hàm IF khởi chạy cho một vài thao tác kiểm tra dữ liệu và trả về các kết quả khác nhau tùy thuộc vào Kết quả kiểm tra là Đúng hay Sai
Lưu ý: Dấu ngoặc vuông [ ] có nghĩa là các đối số này là đối số tùy chọn, có hoặc không có cũng được. Tuy nhiên, ở hàm IF bạn phải cung cấp một giá trị khi kết quả Đúng hoặc một giá trị khi kết quả Sai.
Ví dụ, tôi sẽ sử dụng hàm IF để kiểm tra Điểm của sinh viên và trả về kết quả Đạt hay Không đạt điền ào cột D
Ở ô D5, tôi gõ công thức:
💡 =IF(C5>=70,"Đạt","Không đạt")
Có thể hiểu đơn giản thế này, sinh viên nào có số điểm lớn hơn hoặc bằng 70 điểm thì Đạt, còn lại là Không đạt
Ghi chú: Bạn có thể click vào đây để đọc chi tiết hơn về Bản chất hàm IF
Lồng ghép hàm trong Excel đơn giản là kết hợp hàm “Con” bên trong hàm “Mẹ” để xử lý một tình huống nào đó trong thực tế.
Trong tình huống này, hàm con sẽ là một đối số của hàm mẹ ….
Ví dụ: Tôi sử dụng hàm TODAY là hàm con của hàm MONTH để xác định Tháng của Ngày hôm nay là Tháng mấy
💡 =MONTH (TODAY())
Hàm TODAY trả về ngày hiện tại bên trong hàm MONTH. Hàm MONTH sử dụng đối số đó để trả về tháng hiện tại của ngày hôm nay.
Việc lồng ghép nhiều hàm, nhiều công thức trong Excel là tình huống thường xuyên sẽ xảy ra khi bạn làm việc trên Excel, bạn sẽ gặp mọi lúc, mọi nơi.
Hàm IF lồng nhau là trong một biểu thức sẽ có hai hàm IF, trong đó một hàm IF lồng bên trong một hàm IF khác, đóng vai trò là một đối số của hàm IF mẹ
Ví dụ bên dưới, để xác định Sinh viên thuộc đội một hay đội hai và kiểm tra luôn sinh viên đó đã đăng ký môn thi hay chưa thì
💡 =IF(C5="","Chưa đăng ký",IF(C5="Toán",1,2))
Trong thực tế, bạn thường thấy các hàm IF lồng nhau được thiết lập để xử lý kiểm tra số liệu nằm trong các khoảng độ lớn rồi trả về kết quả tương ứng … chẳng hạn như kiểm tra thang điểm, cự ly để tính chi phí vận chuyển, thuế má hay các giá trị thay đổi trên thang độ lớn. Để xử lý tình huống này, bạn cần phải xử lý các IF lồng nhau sao cho khoa học, có tổ chức, nếu không sẽ rất khó đọc
Mẹo để xử lý là bạn hãy xử lý kiểm tra số liệu theo tuần tự (thấp đến cao hoặc cao đến thấp), và trả về kết quả cho phù hợp.
Ở bảng ví dụ dưới, tôi sẽ minh họa việc sắp xếp dữ liệu xử lý tình huống từ thấp đến cao để các bạn dễ hình dung
| Điểm | Danh hiệu | Đối số hàm IF |
|---|---|---|
| 0-60 | Yếu | <60 |
| 61-70 | Trung bình | <70 |
| 71-80 | Trung bình khá | <80 |
| 81-90 | Khá | <90 |
| 91-100 | Giỏi | <100 |
Từ việc sắp xếp trên, chúng ta có thể dễ dang vận dụng các hàm IF lồng nhau để xử lý tuần tự số liệu từ thấp đến cao và trả về các kết quả tương ứng
💡 =IF(C5<60,"Yếu",IF(C5<70,"Trung bình",IF(C5<80,"Trung bình khá",IF(C5<90,"Khá","Giỏi"))))
Để các bạn hình dung rõ hơn, tôi sẽ minh hoạt luồng logic xử lý tình huống trên thông qua lưu đồ sau
Trên Excel, bạn có thể sử dụng tính năng Evaluate Formular để xem Excel lần lượt giải các công thức. Đây là một cách tuyệt vời để:
Click vào lệnh Evalute trên thanh Ribbon sẽ hiển thị ra bảng bên dưới để bạn có thể kiểm tra luồng xử lý của công thức đang viết. Mỗi lần click vào Evalute là một lần Excel xử lý Dữ liệu
Excel có giới hạn về mức đồ lồng ghép hàm If. Với các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021 cho phép bạn sử dụng 64 câu lệnh IF lồng vào nhau để xử lý vấn đề.
Rất nhiều đúng không ạ? Nhưng điều đó không có nghĩa là b ạn nên làm như vậy, cố gắng lồng càng nhiều hàm If với nhau để xử lý dữ liệu là càng tốt. Mỗi hàm IF lồng nhau sẽ làm tăng độ khó hiểu của công thức và sẽ rất khó khăn phát hiện ra lỗi nếu nó gặp vấn đề.
Còn trong trường hợp bạn vẫn phải xử lý các hàm If lồng nhau với những cấp độ khá sâu, thì có lẽ bạn nên sử dụng một vài cách tiếp cận khác để cấu trúc công thức khoa học và dễ dàng nhận diện vấn đề hơn
Khi nào là kết thúc một hàm? Khi bạn lồng ghép nhiều hàm lại với nhau, câu hỏi đặt ra trong đầu, hàm đã kết thúc hay chưa, các đối số của hàm đã xử lý xong hết hay chưa? Lỗi phát sinh, lần mò kiểm tra tìm ra lỗi là cả một vấn đề. Đúng không nào?
Dấu ngoặc đơn, chính là chìa khóa để giúp các bạn phần nào đó viết hàm luôn luôn đúng. Khi các dấu ngoặc không được mở và đóng đúng chỗ, công thức của bạn, chắc chắn sẽ bị lỗi. Nhưng may mắn là, Excel cung cấp cho chúng ta một vài công cụ để giúp bạn đảm bảo rằng, dấu ngoặc đơn đã được sử dụng chính xác trong lúc viết hay sửa chữa công thức.
Chuyên gia viết hàm, hay lồng ghép hàm phức tạp để xử lý dữ liệu Excel trong thực tế - hầu như ai cũng đều sử dụng tính năng gợi ý công thức của Excel. Đó là một mẹo hiển thị cấu trúc hàm trên màn hình khi bạn viết cấu trúc một hàm nào đó.
Với tính năng này, bạn có thể biết mình đang xử lý đến đối số nào ở hàm hiện tại, và đặc biệt nó hữu ích đối với hàm IF lồng nhau nói riêng và các hàm khác lồng nhau nói chung
Trong trường hợp máy tính của bạn không hiển thị tính năng gợi ý này trên màn hình khi viết công thức thì bạn có thể dễ dàng bật nó lên ở trong mục thiết lập của Excel Options
Khi làm việc với hàm If hay một hàm nào khác, hãy lưu ý việc đặt văn bản và số đứng trong cấu trúc công thức. Theo bạn với cấu trúc hàm IF thế này thì sẽ trả về kết quả như thế nào?
💡 = IF (A1 > = “70”, “Đạt”, “Không đạt”)
Nếu sinh viên đặt số điểm ở ô A1 lớn hơn hoặc bằng 70 điểm thì trả về kết quả Đạt. Bạn thử viết hàm này vào Excel xem nó sẽ trả về kết quả như thế nào nhé. Còn ở dưới đây, tôi sẽ minh họa nhanh cho bạn thấy Kết quả
Bạn thấy đấy, ở công thức trên điểm số “70” là số học mà lại được đặt trong dấu ngoặc kép. Chính vì thế, Excel nó sẽ nhận dạng dữ liệu trong dấu ngoặc kép là văn bản nên nó sẽ không thực hiện phép so sánh được với giá trị ở ô A1 là 80 điểm. Và với cách viết công thức này thì Excel sẽ luôn luôn trả về kết quả là FALSE
Vậy, bạn nên viết thế này, khi viết hàm có chứa số học hay văn bản:
Khi bạn đang làm việc với một công thức chứa rất nhiều hàm IF lồng nhau, hay bạn lồng ghép rất nhiều hàm khác nhau trong một công thức, chắc chắn một điều rằng rất khó để hiểu được công thức đó có ý nghĩa xử lý như thế nào. Đúng không?
Nhiều khi nhìn vào một công thức ai đó gửi cho bạn, mà nó quá dài, lại không có ghi chú gì cả thì có lẽ chúng ta sẽ ném cái file đó đi mất.
Với Excel, trong công thức nó sẽ không quan tâm đến việc công thức của bạn có dấu cách hay ngắt dòng. Chính vì vậy, bạn có thể khai thác việc này để thiết kế công thức của mình dễ đọc hơn bởi những dấu ngắt dòng
Trên là một công thức với mức độ dài bình thường, nhưng chúng ta nhìn vào công thức đó thấy cũng khá khó đọc rồi đúng không nhỉ?
Bạn có thêm dấu ngắt dòng trước mỗi một đối số ngăn cách các hàm rời rạc để cải thiện khả năng đọc công thức:
Khi bạn làm như vậy:
Ghi chú: Để xuống dòng khi viết công thức trên Excel bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + Enter
